Ditmar Zimath, secretário de Administração e Logística, deixou culturas antiquadas para trás e trouxe modernidade à administração municipal
POR LOUISE BENASSI – SC 002880/JP
Ele faz um trabalho “por trás dos holofotes”, como é chamado no Show Business. Diferente das secretarias fim, que prestam serviço diretamente à população, o secretário de Administração e Logística de Navegantes, Ditmar Alfonso Zimath, cuida dos aspectos técnicos da administração pública. Graduado em Agronomia pela UFSC, pós-graduado em Administração pela Universidade Federal de Viçosa, com atualização em Políticas Públicas pela Universidade Federal do Rio de Janeiro e consultor do BIRD (Banco Internacional para Reconstrução e Desenvolvimento), o homem de confiança do governo Liba Fronza vem trazendo modernidade, celeridade e sustentabilidade à administração municipal de Navegantes. Confira a entrevista:
Jornal nos Bairros: Poderia falar um pouco sobre a implantação do programa Governo sem papel em Navegantes?
Ditmar Zimath: Quando nós chegamos aqui na Secretaria de Administração, encontramos a maioria dos fluxos e procedimentos sem uma normativa que definisse isso com clareza, principalmente nos atos de pessoal, onde se tinha uma cultura das pessoas que estavam ali, mas não se tinha um processo padrão. Sendo assim, dependendo de onde vinha, de qual secretaria vinha, chegava com um formato, isso acontecia tanto em Compras, quanto em Recursos Humanos, Tecnologia da Informação e Patrimônio – que são as quatro diretorias que compõe a Secretaria de Administração.
O Governo do Estado já tinha migrado para o governo 100% sem papel e vimos ali uma oportunidade de também começar a fazer isso em Navegantes. Em 2021, foi criado o “Programa Navegantes sem Papel”, para começar a ser implantado em 2022. A empresa que venceu a licitação (plataforma de tramitação eletrônica de documentos e processos) é de São Paulo e teve o primeiro case (de implantação) em município no município de Navegantes, ela atua com o Governo Federal nos Ministérios da Agricultura e Defesa, mas não tinha experiência em município. E foi bem árduo.
Quando se fala de transformação digital, é um caminho que começa, mas não termina nunca, na área da tecnologia sempre têm inovações acontecendo, novas soluções e ferramentas, então se deu esse primeiro passo. Durante esse ano, tomamos algumas decisões: a comunicação interna e comunicação circular passaram a ser de forma digital e, mais recentemente, implantamos a tramitação digital nos fluxos administrativos, além das assinaturas eletrônicas. Isso trouxe um choque, em um primeiro momento, à administração, porque há uma cultura instalada do papel e a mudança para um mundo onde não tem mais isso, traz enorme desafio. Isso necessita treinamento das pessoas, trabalho permanente de engajamento, mas já começamos a colher frutos.
A despesa estimada para esse ano é de R$ 1 milhão (entre locação de impressoras e impressões) e este valor até o mês passado estava em apenas R$ 250 mil, já começamos a ter uma redução de desembolso. Recentemente, conseguimos homologar dois processos de licitação 100% digitais. Além disso, os secretários também passaram a ter autonomia de gestão em todo o processo. É repensar modos e culturas, sem perder a segurança jurídica e a legislação vigente, trazendo mais agilidade e segurança nos processos e serviços.
JB: A morosidade no processo licitatório sempre foi um entrave dentro de qualquer administração pública. Em Navegantes, um processo chegava a demorar 90 dias e hoje são apenas 45 dias, o que mudou com a atual administração?
Ditmar: O grande esforço que nós fizemos foi trabalhar a questão dos termos de referência, a preparação do processo licitatório. Quando se recebe um processo que não sabe do que se trata, há maior dificuldade em preparar a minuta de um edital. Então hoje a gente discute com os secretários qual é a necessidade do serviço, quais as características do serviço, se tem uma dúvida jurídica, converse com a Procuradoria do Município. Vamos discutir antes de começar o processo licitatório, já para tentar antecipar onde estão as fragilidades e neutralizar isso antes de iniciar uma licitação.
No primeiro ano de governo, foram realizadas licitações mais comuns: compra de material escolar, uniforme, material de limpeza, gênero alimentício, areia, etc, e de repente, começamos a licitar os serviços que o governo se propunha a entregar e passamos a ter processos bem mais complexos: licitação de um reservatório de água, uma estação de tratamento de água, um serviço de entrega de merenda pronta, a terceirização de serviço de limpeza, transporte coletivo, temos aí pela frente ainda o processo do engordamento da faixa de areia do Gravatá, isso tudo exige mais, licitamos, pela primeira vez em Navegantes, o valor de R$ 26 milhões para a pavimentação asfáltica, para quando houver disponibilidade orçamentária poder levar essa obra para benefício do cidadão.
Também houve uma remodelação completa da condição de trabalho da equipe em ilhas de grupos de trabalho, cada equipe é responsável por um macro processo de compras, com um responsável para cada etapa. Na outra frente, a gente busca uma articulação muito grande com a Procuradoria Jurídica e Gestão e Controle, para discutir o melhor caminho. Isso tem trazido um ganho de velocidade e qualidade nos processos.
JB: O que mais não funcionava dentro do processo administrativo que teve que ser adequado?
Ditmar: Dentro do Patrimônio, eu não sei há quanto tempo não era realizado um leilão, nós tínhamos sucata, carcaças de veículos, peças e equipamentos espalhados por todos os lugares do município. Primeiro, é preciso identificar isso, fazer um levantamento patrimonial, avaliar qual material é inservível e ter a coragem de resolver isso. Realizamos já dois leilões na prefeitura, no primeiro tivemos uma arrecadação de mais de R$ 500 mil e no segundo mais de R$ 350 mil em materiais sucateados abandonados em locais que a população reclamava, como dentro do Cidade da Criança, hidrômetros inservíveis amontoados dentro de galpões da Sesan. Além de organizar o espaço, foi possível atualizar o balanço patrimonial com os reais bens. O valor arrecadado está sendo utilizado em aquisição de retroescavadeira, caminhão e outras obras.
Ainda temos dificuldade em fazer uma adequada gestão dos imóveis da prefeitura, que tem mais de mil matrículas no nome do município de Navegantes, só que temos muitos desses imóveis desocupados muitos foram cedidos em termos de comodato, muitos deles têm residências ocupadas por famílias, então tem uma ação por meio da Secretaria de Planejamento Urbano e da Procuradoria para tentar regularizar a situação dessas áreas públicas, para poder, de fato, ter um retrato mais realista de qual o inventário do patrimônio.
Estamos trabalhando em um termo de referência para fazer uma atualização desse cadastro de imóveis, no sentido de identificar quais são aqueles imóveis que têm potencial de uso. Eu defendo que aqueles que não têm sejam leiloados, para que o município utilize esse recurso na aquisição de outras áreas, pois hoje a maioria das nossas unidades escolares é pequena e não atende a necessidade da comunidade, temos demanda de novas creches e escolas, além de áreas para a ampliação de unidades básicas de saúde e equipamentos da assistência social.
JB: Quais mais medidas foram aplicadas dentro da Secretaria de Administração que você pode destacar?
Ditmar: Na área de Recursos Humanos,padronizamos algumas rotinas. Quando eu cheguei aqui, em cima da mesa tinham umas 15 ou 20 caixas de papel, que ficavam os contratos dos ACT’s. Cada ACT assinava um contrato individual, este contrato era em duas vias, para assinar ainda o secretário de Administração e o prefeito, 600 contratos x 2, 1200 contratos, exigindo uma dedicação de tempo muito elevada.
Chegou no segundo ano, eu falei: Eu não vou mais assinar dessa forma! Vamos encontrar uma solução. Eu provoquei o RH também em outros atos de pessoal: “se eu tenho que assinar 600 portarias, faz tudo em uma portaria só e eu assino uma única vez”. Foi uma briga, não dá, não pode, daí um dia elaboramos uma minuta e perguntei para a Procuradoria Jurídica: se eu fizer assim, isso é válido? É. Então vai ser assim. Ano passado, foi a primeira vez que quando o contratado vinha se apresentar para o trabalho já levava o seu contrato assinado.
Ditmar Alfonso Zimath
No TI, criamos uma padronização de login de acesso, nós não tínhamos um controle adequado de perfis de acesso. Hoje temos um controle, sendo o secretário da pasta é quem determina o que cada servidor pode ter acesso. Também auxiliamos os secretários na previsão orçamentária das secretarias, com autonomia de gestão sobre esses recursos. Se temos um vale alimentação que saiu de 130 para 420 reais, obras no centro com quase que 100% de recursos próprios, isso é resultado de esforço conjunto por meio de economia que a prefeitura fez nas diversas áreas.
Estamos estudando também as distorções salariais na prefeitura, para igualar o salário do nível técnico, por exemplo, com estudos de impacto financeiro. Precisamos fazer um novo estatuto do servidor, que já está com 20 anos, além de desafios com a nossa previdência privada, que sofre de sustentabilidade, como no resto do país.
JB: Há décadas, o município sofreu com a falta de transporte coletivo dentro da cidade. Em pouco tempo, a atual administração fez um edital com um novo modelo 100% custeado pelo município e conseguiu licitar uma empresa para operar o transporte. Fale mais sobre isso?
Ditmar: O transporte coletivo é uma cobrança que a gente recebia tanto do Ministério Público quanto da população. Tinha até um estudo que foi feito na administração passada de concessão do transporte coletivo, foram realizadas uma ou duas audiências públicas e depois, em 2019, o processo parou porque na audiência pública houve questionamentos de empresas de transporte dizendo que a modelagem econômica trazia um déficit, quem vai custear essa diferença? Com a previsão de tarifa daquele momento e o custo operacional, a tarifa prevista não pagava as despesas da empresa. Veio a pandemia e quando a gente retomou, vimos que outras cidades estavam fazendo movimentos diferentes, que era a contratação direta.
Conversamos com os prefeitos de Timbó, Gaspar. A constituição prevê que o município deve oferecer o transporte público por meio direto ou concessão. Nessa lógica, a administração acabou optando por fazer um serviço direto, contratando uma empresa terceirizada que faz a gestão do transporte. Hoje é o município quem decide o horário, ajuste de rota, valor da tarifa.
Optamos por esse caminho e, de fato, foi uma surpresa super agradável, com 30 mil passageiros transportados no terceiro mês de funcionamento do serviço. Logo depois que fizemos esse modelo, outras cidades começaram a fazer também pregão gratuito, como Balneário Piçarras e Balneário Camboriú. Com a figura do transporte coletivo, hoje várias coisas são possíveis, deslocamento para lazer, compras, consultas e exames, enfim um novo serviço à disposição dos cidadãos do município.
